Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring van Stichting NLL zet de organisatie uiteen hoe ze met uw persoonlijke gegevens omgaat. Daarnaast vindt u in deze verklaring ook een overzicht van al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten. De privacyverklaring kan gewijzigd worden bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam deze verklaring periodiek te raadplegen. Laatste wijziging 30 oktober 2018.

Stichting NLL

De Stichting NLL beheert de literaire schatkamer van Nederland. Vrijwel alle Nederlandse schrijvers en illustratoren zijn vertegenwoordigd met manuscripten, brieven, kinderboekenillustraties, geschilderde en getekende portretten, foto’s en vele andere unieke documenten en voorwerpen. De stichting stelt haar archief ter inzage aan onderzoekers, journalisten, biografen et cetera en toont documenten en objecten in exposities.

Er is een aantal redenen waarom het NLL persoonsgegevens verzamelt, in dit document leest u daar meer over. Voor de Stichting NLL en alle aan haar gelieerde organisaties is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Het NLL zal al het mogelijke doen om uw privacy te beschermen en houdt zich hierbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Mocht u bezwaren hebben tegen het feit dat de stichting uw gegevens verzamelt of de manier waarop, neem dan contact op.

Stichting Nederlands Literatuurmuseum en Literatuurarchief
Prins Willem-Alexanderhof 5, 2595 BE Den Haag
070-333 96 66
info@literatuurmuseum.nl
Postadres: Postbus 90515, 2909 LM Den Haag
KvK Nummer: Den Haag 41150381
https://literatuurmuseum.nl/over-ons/contact

Doeleinden gegevensverzameling

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Stichting NLL. Deze worden hieronder toegelicht.

A. Opbouw collectie
Gezien haar statutaire doelstelling verzamelt de Stichting NLL allerlei (biografische) informatie betreffende Nederlandse schrijvers en illustratoren. Deze gegevens worden opgenomen in de collectie en zijn ten dele vastgelegd in de online catalogus van de organisatie. Informatie betreffende de provenance van het archiefmateriaal wordt vastgelegd in het zogenaamde aanwinstenregister dat slechts voor intern gebruik toegankelijk is.

B. Ondersteuning bedrijfsprocessen
De Stichting NLL houdt een digitaal adressenbestand bij. Hierin worden uitsluitend die gegevens in opgenomen die nodig zijn ter ondersteuning van bedrijfsprocessen van de organisatie, kennisdeling en marketing. Zo kan de organisatie u bijvoorbeeld uitnodigen voor evenementen, informeren over exposities of uitgaven etc.

C. Contact opnemen
Als u via de website Literatuurmuseum.nl contact opneemt met de Stichting NLL wordt om uw gegevens gevraagd. In het contactformulier wordt echter alleen gevraagd om die gegevens, zoals uw naam en e- mailadres, die nodig zijn om op een vraag, tip, voorstel of opmerking te kunnen reageren. Deze gegevens worden opgeslagen.

D. Analytics
Om de bezoekgegevens bij te houden en de belangstelling voor de verschillende onderdelen van Literatuurmuseum.nl, Kinderboekenmuseum.nl of backstreetgame.nl te meten, worden uw gegevens verzameld. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens - cookies om de sites te verbeteren - zijn anoniem en dus niet gebonden aan uw persoonlijke gegevens. Het gaat om informatie zoals de duur van uw websitebezoek of welke pagina’s u vaak bezoekt. In het cookiebeleid van het NLL staat: ‘Deze website maakt gebruik van cookies voor websitestatistieken. Deze gegevens gebruiken wij om bezoek aan onze sites te analyseren en daarmee websites te verbeteren. Voor deze cookies vragen wij toestemming’.

E. Uitingen van bezoekers
De Stichting NLL kan ook uitingen van bezoekers registeren. Dit kan zijn van het noteren van bevindingen in een gastenboek tot het inspreken van video-opnames. Voor ieder soort uiting wordt de bezoeker duidelijk gemaakt de bewaartermijn en het mogelijk gebruik door Stichting NLL. Indien informatie digitaal wordt vastgelegd en de informatie niet wordt gebruikt en binnen een maand verwijderd, wordt expliciet toestemming gevraagd voor het beoogde gebruik aan de bezoeker en, indien van toepassing, zijn wettelijk vertegenwoordiger. Alle gegevens worden alleen verwerkt met uw uitdrukkelijke toestemming, dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze statutaire doelstelling.

Opslag buiten Stichting NLL

De gegevens die de Stichting NLL ontvangt en verwerkt, worden beheerd in samenwerking met:

A. Koninklijke Bibliotheek
De diverse programma’s en bestanden, waaronder het adressenbestand en het aanwinstenregister, zijn opgeslagen op de servers van de Koninklijke Bibliotheek (KB). Ook de e-mail van het NLL wordt gehost bij de KB. Als u contact opneemt via de formulieren op de sites of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op deze servers.

B. Cloud
De sites Literatuurmuseum.nl en Kinderboekenmuseum.nl, de back-ups van deze sites en de gegevens die u hier achterlaat worden gehost in de cloud.

C. Mailchimp
De diverse nieuwsbrieven van de Stichting NLL worden verzonden via Mailchimp. Op het moment dat u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, of als relatie aangeeft deze te willen ontvangen, worden uw e-mailadres en naam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.

Opslagperiode

Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door de Stichting NLL. Dit gebeurt nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van de diverse activiteiten, tenzij de organisatie op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moet bewaren.

A. Collectie
Informatie over Nederlandse schrijvers en illustratoren wordt beheerd door de directie en conservatoren en collectiemedewerkers van het NLL. De collectie kent geen specifiek einde van de opslagperiode.

B. Mailingen
Ten behoeve van het versturen van nieuwsbrieven worden uw naam en e-mailadres voor onbepaalde tijd opgeslagen in Mailchimp. Als u geen prijs stelt op verdere toezending van informatie, kunt u zich te allen tijde uitschrijven. Dit kan hetzij via een linkje onder de nieuwsbrief, een mail te sturen naar info@kinderboekenmuseum.nl / info@literatuurmuseum.nl of per post via Stichting Nederlands Literatuurmuseum en Literatuurarchief, Postbus 90515, 2509 LM DEN HAAG.

C. Contact opnemen
Op het moment dat u contact opneemt met Stichting NLL via mail of het contactformulier worden die gegevens die u meestuurt, zoals uw naam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. De mails en bijbehorende gegevens worden tot maximaal twee jaar bewaard.

D. Analytics
De gegevens die analytics op de website verzamelt zijn anoniem, dus niet verbonden aan uw naam of e- mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

E. Uitingen van bezoekers
Uitingen van bezoekers zijn naar haar aard velerlei.

1. Analoge, schriftelijke, uitingen, die over het algemeen meningen betreffen over tentoonstellingen, (delen van de) collectie, handelingen of nalaten van de stichting NLL worden voor onbepaalde tijd bewaard. De analoge uitingen kunnen, geanonimiseerd, gebruikt worden voor marketingdoeleinden.
2. Digitale uitingen, die worden geregistreerd op gegevensdragers, waarover de Stichting NLL beschikkingsmacht heeft, worden binnen een maand verwijderd, tenzij u of uw wettelijk vertegenwoordiger aantoonbaar toestemming heeft gegeven voor opslag en beoogd gebruik.

Beveiliging

Om het risico op misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot haar gegevens zoveel mogelijk te beperken, neemt de Stichting NLL passende beveiligingsmaatregelen. Zo zorgt de organisatie er voor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens en dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is. Van uw persoonsgegevens worden geen fysieke kopieën gemaakt en uw gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde collectie- en gegevensverzamelingen. De persoonsgegevens, met uitzondering van de collectie, die door Stichting NLL of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en beveiligd conform het vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen het noodzakelijke. Uw bezoek aan de sites Literatuurmuseum.nl en Kinderboekenmuseum.nl wordt beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met deze sites privé is. U herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de URL.

Uw rechten

A. Recht op inzage
U hebt altijd het recht om uw gegevens die bij Stichting NLL vastgelegd en vervolgens bewaard worden op te vragen.

B. Recht op rectificatie
Kloppen uw gegevens niet of zijn ze veranderd? U hebt het recht om dit te laten rectificeren door Stichting NLL.

C. Recht op overdracht
De Stichting NLL erkent uw recht op overdracht met uitzondering van die gegevens, waarvan het eigendom bij de Stichting NLL berust.

D. Recht op wissen van gegevens
Wilt u niet langer dat uw gegevens digitaal bij Stichting NLL vastgelegd zijn? Dan hebt u het recht deze te laten wissen.

E. Recht op het indienen van een klacht
Als u vindt dat de Stichting NLL niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat, heeft u het recht een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.

F. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wilt u niet dat Stichting NLL uw gegevens opslaat en/of gebruikt? Dan hebt u het recht op het stoppen van het gebruik van uw persoonsgegevens.

Wilt u uw gegevens inzien, wijzigen, laten overdragen of wissen, en/of heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op. Dit kan per mail via info@literatuurmuseum.nl / info@kinderboekenmuseum.nl of per post via Stichting Nederlands Literatuurmuseum en Literatuurarchief, Postbus 90515, 2509 LM DEN HAAG. Het streven is om binnen een week te reageren.

Onze plichten

Stichting NLL verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd, namelijk een cultureel, belang. Bijvoorbeeld om u te informeren over tentoonstellingen, evenementen en/of publicaties. Het NLL zal uw gegevens nooit verkopen aan derden. Met uitzondering van de informatie die betrekking heeft op Nederlandse schrijvers en illustratoren, zijn de gegevens die het NLL verzamelt de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van informatie. Mocht de Stichting NLL om wat voor reden dan ook uw gegevens met anderen dan de hierboven genoemde partijen moeten delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst uw toestemming voor worden gevraagd. De Stichting NLL behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer de organisatie dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van de Stichting NLL te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Klachten of tips

De Stichting NLL vertrouwt erop u met voorgaande informatie meer inzicht gegeven te hebben hoe het omgaat met uw gegevens. Hebt u een vraag, klacht of suggesties om de zorgvuldigheid verder te verbeteren? Neem contact op via contactgegevens, vermeld op pagina 1.

Verander uw toestemming